09.10.2026 16:10
Потрібно отримати документ про державну реєстрацію акту цивільного стану, але актовий запис уже передано до державного архіву?
Книги державної реєстрації актів цивільного стану та метричні книги зберігаються у відділах державної реєстрації актів цивільного стану протягом 75 років.
Після закінчення встановленого строку зберігання вони передаються до відповідних державних архівів.
Тож може виникнути цілком логічне запитання: куди звертатися, якщо актовий запис уже знаходиться в державному архіві, а вам необхідно отримати повторно свідоцтво про державну реєстрацію актів цивільного стану чи витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян ?
Звернутися можна до відділу державної реєстрації актів цивільного стану.
Якщо паперовий носій актового запису вже передано на зберігання до відповідного державного архіву, працівники відділу державної реєстрації актів цивільного стану самостійно витребують з відповідного державного архіву архівну копію актового запису та архівну довідку.
Після отримання документів з архіву відділ державної реєстрації актів цивільного стану перевіряє необхідні відомості та, за наявності законних підстав, видає заявнику відповідний документ.
Хто може звернутися?
Отримати документ може особа, яка відповідно до законодавства має право на його отримання, а також її представник — за умови належного підтвердження повноважень. У певних випадках необхідно також підтвердити родинні відносини з особою, щодо якої складено актовий запис.
Важливо: той факт, що актовий запис уже передано до державного архіву, не означає, що для отримання відповідного документа про державну реєстрацію актів цивільного стану вам необхідно самостійно розшукувати архівний запис чи отримувати його копію.
Ви подаєте заяву до відділу державної реєстрації актів цивільного стану, а взаємодію з державним архівом щодо витребування необхідних документів здійснює безпосередньо відділ державної реєстрації актів цивільного стану.
Отже, алгоритм простий:
звернення до відділу державної реєстрації актів цивільного стану → запит відділу державної реєстрації актів цивільного стану до державного архіву → отримання архівної копії та архівної довідки → перевірка відомостей → видача документа заявнику.
Навіть якщо з моменту складання актового запису минуло понад 75 років і документ уже зберігається в державному архіві, механізм отримання необхідного документа передбачений законодавством.
